Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu diesen Themen:
pepXpress ist ein Spezial-Reiseveranstalter für weltweite PEP-, Interline- und Expedienten-Reisen.
Hierfür stellen die Leistungsträger Leistungen zu Sonderkonditionen zur Verfügung, die ausschließlich von Touristikern in Anspruch genommen werden dürfen. Somit ist der Zugang zu unserem Online-Reiseportal, www.pepXpress.com, ausschließlich registrierten Nutzern von Unternehmen mit touristischem Hintergrund erlaubt. Die Legitimation, die seit 2010 im Rahmen der Registrierung erbracht werden muss, ist ein schriftlicher Nachweis, der ein bestehendes Arbeitsverhältnis in der Tourismusbranche bestätigt.
Die Leistungsträger behalten sich vor, die Legitimation des Reiseanmelders bereits vor Reiseantritt bei pepXpress anzufordern, um sicherzustellen, dass auch wirklich nur berechtigte Personen die PEP Angebote nutzen.
Folgende Dokumente werden akzeptiert, sofern diese in deutscher/englischer Sprache ausgestellt, gültig bzw. mit aktuellem Datum (nicht älter als drei Monate!) versehen sind und in jedem Falle der Zusammenhang zur Tourismusindustrie deutlich hervorgeht. Im Rahmen der Plausibilitätskontrolle behält sich pepXpress ausdrücklich vor, weitere Nachweise anzufordern.
Konzern-, Firmen- oder Expedientenausweise (hier kannst du dir unseren PEP-Ausweis bestellen - DIE Vorteilskarte für ALLE Touristiker)
Vollständig ausgefüllte pepXpress-Legitimationsformulare mit aktuellem Datum, Firmenstempel (hier muss deutlich der touristische Zusammenhang erkennbar sein), Unterschrift des Vorgesetzten und Name des Vorgesetzten in Druckbuchstaben (Das Formular erhältst du nach erfolgreicher Registrierung per Mail und kannst du dir jederzeit unter „Kontodaten“ erneut herunterladen.)
Schriftliche Arbeitsbestätigungen auf Geschäftspapier mit Firmenstempel und Unterschrift des Vorgesetzten (mit Kurzbeschreibung des Aufgabenbereiches sowie des Tätigkeitsfelds des Unternehmens)
Handelsregisterauszug / Gewerbeschein in Kombination mit Agenturvertrag oder Buchungsbestätigung
Folgende Dokumente belegen nicht eine aktive Tätigkeit in der Tourismusbranche und werden daher nicht akzeptiert:
Visitenkarten, Clubkarten, Kreditkarten
Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Flugeinsatzpläne o.ä.
E-Mails, Links, Signaturen oder Screenshots von Internetseiten
Ungültige, abgelaufene oder nicht aktuelle Ausweise/Dokumente
Legitimationsdokumente mit abweichenden Namen (z.B. nach Heirat)
Wichtiger Hinweis: Bitte beachte, dass das Legitimationsdokument, mit dem du bei uns registriert bist, immer auch während einer Reise mitgeführt werden muss. Die Leistungsträger können dich jederzeit auffordern dieses vorzuweisen. Solltest du dich nicht als Touristiker ausweisen können, musst du mit einer Nachbelastung oder mit Leistungsausschluss rechnen. Eine Rückerstattung von bereits gezahlten Leistungen nach der Reise durch pepXpress ist in einem solchen Fall ausgeschlossen.
Die Legitimation kann auf unserer Internetseite direkt nach erfolgreicher Registrierung oder unter dem Reiter "Kontodaten" als PDF oder Bilddatei (jpg- oder png-Format, max. 300 KB) hochgeladen werden. Als Neukunde erhältst du, nachdem das Registrierungsformular online ausgefüllt und abgeschickt wurde, einen Link per E-Mail, der dich direkt auf die Upload-Seite führt. Bitte beachte, dass du nur ein Dokument hochladen kannst.
Alternativ hast du die Möglichkeit uns deine Legitimation per Mail an legitimation@pepXpress.com oder per Fax +49 (0) 261 134 906-129 zukommen zu lassen.
Im Anschluss erfolgt die Prüfung der Legitimation durch pepXpress. Diese dauert in der Regel bis zu 2 Werktage. Da es zeitweise zu einem hohen Aufkommen kommt, bitten wir um Verständnis, falls die Prüfung etwas länger andauern sollte. Du wirst per E-Mail benachrichtigt, sobald dein Zugang freigeschaltet wurde. Bitte beachte auch deinen Spam-Ordner.
Bei erfolgreicher Legitimation ist dein Zugang zu unserem Portal für maximal drei Jahre freigeschaltet. Nach Ablauf dieses Zeitraumes ist eine erneute Legitimation erforderlich. Sofern dein Legitimationsnachweis nur befristet ist bzw. ein Gültigkeitsdatum auf dem Dokument angegeben sein sollte, so ist der Zugang zu unserem Portal entsprechend bis zu diesem Termin möglich. Wir behalten uns vor, stichprobenartige Prüfungen der Legitimationsnachweise auch während der Gültigkeit vorzunehmen.
Wenn in deinem Fall kein aktives Arbeitsverhältnis innerhalb der Touristik besteht, bist du leider nicht mehr berechtigt unsere Angebote zu nutzen. Bitte beachte, dass wir auch pensionierte Touristiker unter Vorlage der entsprechenden Dokument freischalten können.
Praktikanten oder Aushilfen können wir leider nicht für unsere Angebote freischalten. Bitte beachte, dass du einer Vollzeit- oder Halbzeitbeschäftigung nachgehen musst, um unsere Angebote nutzen zu können.
Auf unserer Website hast du die Möglichkeit mithilfe unserer Suchmaschinen die Produkte nach verschiedenen Kriterien zu filtern.
Wähle einfach den Reiter mit der gewünschten Reiseart (Hotels, Kreuzfahrten, Städte & Events, Flugreisen, Rundreisen) aus und nutze dann die Filterfunktion der Suchmaschine, um innerhalb des gewählten Reisethemas die passende Reise zu finden. Um dir die Suche zu erleichtern, gibt es in jedem Reiter eine Suchfunktion. Hierbei sind die Filter an die jeweilige Reiseart angepasst.
Wer unsere Angebote durchstöbern möchte und auch nach keinem bestimmten Reisezeitraum sucht, der nutzt unsere allgemeine Suchmaschine im Reiter „Alle Reisen“.
Preis- und Verfügbarkeitsabfragen sowie Buchungen bzw. Buchungsanfragen machst du bitte direkt über die Buchungsmaske auf unserer Website.
Hierzu klickst du bitte einfach in der Detailausschreibung des jeweiligen Angebotes auf den Button „Jetzt Buchen“ gleich neben dem Titelbild. Ein Fenster öffnet sich, in dem über unsere Buchungsmaske in mehreren Schritten deine Buchung getätigt wird.
Solange du nicht alle Schritte durchgeführt und den Buchungsprozess unter Angabe der Namen aller Reisenden sowie der gewünschten Zahlungsart abgeschlossen hast, handelt es sich lediglich um eine Verfügbarkeitsabfrage.
Wenn du eine Reise gebucht hast, erhältst du deine Reisebestätigung und Rechnung per Mail als PDF-Datei. Wir senden dir deine Reiseunterlagen nach vollständigem Zahlungseingang, sofern nicht explizit anders ausgeschrieben, per Mail (als PDF-Datei) an die von dir hinterlegte E-Mailadresse. In Ausnahmefällen (z.B. teilweise bei Kreuzfahrten) versenden wir auch Unterlagen auf dem Postweg, würden dich dann vorab jedoch nochmals zwecks Abgleich der Adressdaten kontaktieren.
Bitte prüfe in jedem Falle deine Reiseunterlagen nochmals auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit und melde dich gegebenenfalls bei Unstimmigkeiten oder Fragen bitte umgehend bei uns.
Optionsbuchungen können wir leider nicht anbieten. Gemäß unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen hast du jedoch die Möglichkeit, am selben Tag der Buchung kostenfrei zu stornieren, sofern noch mindestens sieben Tage bis zum Reiseantritt liegen. Ausnahme hiervon sind Produkte mit gesonderten Stornobedingungen. Bei diesen Produkten findest du in der Ausschreibung einen entsprechenden Hinweis. Bitte beachte auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Clubaufenthalte.
Lass uns deinen Stornierungswunsch bitte schriftlich unter Angabe deiner Buchungsnummer per Mail an info@pepXpress.com zukommen oder über unser Kontaktformular.
Wenn du eine Reise buchen möchtest, kann es vorkommen, dass du gelb markierte Termine siehst. Diese Termine sind ausschließlich auf Anfrage buchbar. Wir fragen deine Wunschreise verbindlich bei unseren Leistungsträgern an und buchen dich bei Verfügbarkeit automatisch ein. Für diese Buchungen gelten die Umbuchungs- und Stornobedingungen gemäß unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Aus diesem Grund möchten wir dich bitten, davon abzusehen, mehrere Anfragen parallel zu starten, sofern nicht auch die Buchung aller angefragten Leistungen gewünscht ist.
Für die Bearbeitung einer Anfrage rechnen wir in der Regel 2-3 Werktage ein.
Sollten wir deine Anfrage nicht bestätigen können, informieren wir dich und bieten dir – sofern möglich – eine Alternative an.
Termine, die grau hinterlegt sind, können wir leider nicht anfragen.
Bei vielen Angeboten findest du in der Reisebeschreibung, ob wir einen Transfer passend zur Reise anbieten können. Sollte das nicht der Fall sein, findest du unter „Vorteilspartner“ verschiedene Kooperationspartner.
Bei urlaubstransfers werden Transfers in über 175 Ländern zu mehr als 30.000 Hotels angeboten.
Wenn du individuell unterwegs sein möchtest, findest du bei unseren Vorteilspartner auch Mietwagenanbieter.
Du hast im Buchungsprozess die Möglichkeit dein Bahnticket als optionale Zusatzleistung mit auszuwählen. Folge hier den einzelnen Buchungsschritten, in denen die Anzahl der Reisenden, die gewünschte Klasse sowie der entsprechende Startbahnhof abgefragt werden. Zur Identifizierung im Zug hinterlege bitte bei Buchung deine Bahncard oder Kreditkarte (VisaCard/Mastercard).
Solltest du deine Buchung bereits getätigt haben, so können wir die Buchung der Bahnanreise gerne auch noch nachträglich für dich vornehmen. In diesem Falle sende uns bitte eine kurze E-Mail mit den entsprechenden Daten zu, damit wir die Buchung prüfen können.
Informationen zu den Tarifen und Konditionen der Rail & Fly-Tickets findest du hier.
Akzeptierte Zahlarten sind Überweisung, Kreditkarte (Visa, Mastercard und American Express) und SOFORT Überweisung (Online-Banking Überweisungsverfahren der SOFORT AG).
Überweisungen: sind bis 14 Tage vor Anreise möglich. Unsere Bankverbindung ist auf deiner Rechnung aufgedruckt. Bei Überweisungen aus dem Ausland sind alle Gebühren vom Auftraggeber zu tragen.
SOFORT Überweisung: SOFORT Überweisung ist das Direkt-Überweisungsverfahren der SOFORT AG. Mit SOFORT Überweisung stellst du bequem eine Überweisung über den jeweiligen Betrag in dein Online-Banking-Konto ein. Wir erhalten nach Abschluss der SOFORT Überweisung eine Echtzeitbestätigung. SOFORT Überweisung entspricht den hohen Sicherheitsstandards des Online-Bankings und verfügt über TÜV-geprüften Datenschutz. Du musst dich weder registrieren noch benötigst du eine Kreditkarte. Du bezahlst einfach, sicher und schnell direkt mit deinem Online-Bankkonto. Mit Bestätigung deiner Buchung erhälst du per Mail einen Zahlungslink, über den du die Zahlung selbst vornimmst
Kreditkarte: Kreditkartenzahlungen sind über VisaCard, Mastercard und American Express möglich. Mit Bestätigung geht dir ein Link zur Abwicklung deiner Zahlung zu. Diesen klickst du an, um dort deine Zahlung über eine gesicherte Seite abzuwickeln. Bitte beachte, dass wir keine Kreditkartendaten speichern. Das heißt, deine Kreditkarte wird nicht automatisch für weitere Zahlungen belastet.
Mit Buchung der Reise wird eine Anzahlung in Höhe von 20% des Reisepreises (jedoch mindestens 25,00 Euro) zuzüglich etwaiger optional gebuchter Versicherungsprämien fällig. Die Restzahlung ist bis 21 Tage vor Anreise zu leisten.
Bei Buchung weniger als vier Wochen vor Anreise und einem Gesamtreisepreis von unter 250,00 Euro ist der Gesamtreisepreis sofort fällig.
Etwaige Abweichungen von den allgemein gültigen Bedingungen sind direkt in der Reisebeschreibung angeführt.
Mit der zweiten EU-Zahlungsdienstrichtlinie (PSD2) soll für mehr Sicherheit und Wettbewerb im digitalen Zahlungsverkehr gesorgt werden. Ab September 2019 bringt das einige Neuerungen im Bereich des Online Zahlungsverkehrs mit sich.
Zahlungen per Kreditkarte müssen vor Durchführung bei deinem Kreditkartenunternehmen autorisiert werden. Wenn keine Autorisierung erfolgt ist, können keine Zahlungen ausgeführt werden. Bitte wende dich bei Problemen mit der Online Transaktion direkt an dein Kreditkarteninstitut.
Umbuchungen und Stornierungen müssen schriftlich erfolgen. Online ist eine Umbuchung/Stornierung leider nicht möglich. Deinen Umbuchungs- oder Stornierungswunsch sendest du bitte per Mail an info@pepXpress.com bzw. über unser Kontaktformular zur Bearbeitung an uns. Für Buchungsänderungen bzw. Änderungsanfragen gibst du bitte deine Buchungsnummer, deinen Namen (Reiseanmelder) sowie deinen Änderungswunsch an.
Sobald die Stornierung erfolgt ist, erhältst du eine Bestätigung über die Stornierung. Deine Stornokostenrechnung senden wir dir im Anschluss der Stornierung per Mail als PDF-Datei zu. Bitte gib uns im Falle einer Stornierung zur Erstattung etwaiger Differenzbeträge deine Bankverbindung durch (Kontoinhaber, Bankleitzahl/BIC und Kontonummer/IBAN).
Bitte beachte, dass unser Büro immer von Montag bis Freitag (mit Ausnahme von Feiertagen) in der Zeit von 08:00 bis 18:00 Uhr besetzt ist. Die Stornierung wird mit Eingang deiner Nachricht wirksam. Als Zeitpunkt der Stornierung gilt bei Zugang der Nachricht am Wochenende, an Feiertagen oder generell werktags nach 18 Uhr, jeweils der darauf folgende Werktag.
Unsere Bedingungen zu Umbuchungen und Stornierungen sowie nähere Informationen zu den jeweiligen Kosten findest du auf unserer Webseite in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter Punkt 6. Diese sind allgemein gültig, sofern in der Reiseausschreibung nicht auf gesonderte Storno- bzw. Umbuchungsbedingungen hingewiesen wird.
Auf unserer Website bieten wir die Möglichkeit Gutscheine in beliebiger Höhe für unser Reiseportal zu erwerben. Diese können dann bequem durch Eingabe eines Gutscheincodes im Buchungsprozess eingelöst werden.
Den Gutschein erhältst du sofort nach Zahlungseingang als PDF-Datei per Mail.
Bitte beachte, dass die Gutscheine nur von nutzungsberechtigten Touristikern genutzt werden können.
Den Gutscheincode, den du von uns erhalten hast, kannst du selbst während der Buchung anrechnen lassen. Im Schritt "Zahlung" gibst du einfach in das dafür vorgesehene Feld deinen Gutscheincode ein und den Button "Gutschein anwenden" rechts daneben klicken. Der Gesamtreisepreis wird dann sofort entsprechend reduziert.
Bitte habe Verständnis dafür, dass wir Aktionsgutscheine nicht nachträglich verrechnen können.
Registrierungs- und Geburtstagsgutscheine können nicht verlängert werden. Diese können nur innerhalb von drei Monaten nach Erhalt eingelöst werden.
Bei unseren Kaufgutscheinen gilt die gesetzliche Regelung von drei Jahren.
Der PEP-Ausweis ist DIE Vorteilskarte für ALLE Touristiker und eine ID-Karte, um sich als Touristiker zu legitimieren. Mit dem PEP-Ausweis erhältst du eine Vielzahl von attraktiven Vergünstigungen bei Anbietern von Mietwagen, Freizeitaktivitäten und diversen Leistungsträger rund um das Thema Reisen. Nähere Informationen findest du hier.
Deine Bestellung wird nach Eingang unmittelbar bearbeitet. Solltest du aufgrund einer vorliegenden Legitimation deine Rechnung sofort erhalten, muss diese noch gezahlt werden. Nach Zahlungseingang auf unserem Konto wird der Versand der Karte innerhalb von 2 Wochen veranlasst.
Sollte noch eine Legitimation zu prüfen sein, kann die Bearbeitung etwas länger dauern.
In dringenden Fällen kann eine Wartebestätigung bei unserem Kartenteam beantragt werden oder du nutzt unseren Expressservice. Bei Buchung des Expressservice wird dein Auftrag bevorzugt bearbeitet und die Karte innerhalb einer Woche zugestellt (sofern uns alle erforderlichen Daten vorliegen und die Zahlung getätigt wurde). Bitte beachte, dass wir dazu eine Gebühr von 5,00 € erheben.
Du kannst uns Montag bis Freitag (Feiertage ausgenommen) in der Zeit von 09:00 bis 16:00 Uhr telefonisch unter +49 (0) 261 134 906-0 oder per E-Mail über info@pepXpress.com erreichen. Alle Kontaktdetails findest du im Impressum auf unserer Website. Alternativ kannst du auch gerne unser Kontaktformular benutzen.
In unserem Bereich Impf- und Einreisebestimmungen haben wir einige nützliche Informationen für dich zusammengestellt.
Aktuelle Reiseinformationen sowie derzeit gültige Einreisebestimmungen für deutsche Staatsbürger erhältst du auch auf der Website des Auswärtigen Amtes.
Es obliegt der Verantwortung der Reiseteilnehmer, notwendige Visa und Impfungen gemäß den entsprechenden Einreise- und Gesundheitsvorschriften zu besorgen. Reisende haben dafür Sorge zu tragen, dass die in der Buchung gemachten Angaben zur reisenden Person den Angaben des Reisepasses/Personalausweises entsprechen.
pepXpress bringt jährlich fast 1.000 Expis zusammen, um bei einer ausgeglichenen Mischung aus Workshop, Event und Freizeitprogramm, neue Partner, Hotels und Destinationen kennen zu lernen - sei auch du dabei & erweitere deine Produktkenntnisse in einem entspannten Rahmen mit Urlaubsfeeling!
Alternativ bietet ein EXPI-Special eine klassische Informationsreise, die den Schwerpunkt auf Hotelbesichtigungen und nicht auf das Freizeitprogramm legt.
In der Tourismusindustrie steht die Abkürzung PEP für den Branchenbegriff Produkt-Erfahrungs-Programm, im Englischen auch als „Product Education Program" oder "Product Experience Program“ übersetzt.
Produkt-Erfahrungs-Programme dienen dazu, dass Touristiker Reiseprodukte persönlich kennen lernen. Ein Reisebüro-Mitarbeiter, der eine touristische Serviceleistung (Flug, Hotel, Transfer, etc) oder Destination bereits selbst erlebt hat, kann bei einer Beratung so z.B. aus persönlicher Erfahrung sprechen. Er kennt das Produkt besser und kann somit eine Empfehlung aussprechen.